Velmi často jsem tázán, s jakými archivy pracuji nebo jak vím, kde danou informaci hledat. Musím předeslat, že nejsem archivář, a tudíž tento článek nebude o legislativě, ani o ničem ryze teoretickém. Naopak následující informace budou praktické a ukážou vám, že archivy jsou otevřené instituce plné neprobádaného, co čeká jen na vás.

Archivy jsou všude kolem nás – narážíme na ně v muzeích, spolcích, firmách, městských úřadech nebo na univerzitách či u soukromých osob. Zaměříme-li se na státní archivy, zjistíme, že jsou systematicky organizované a mají jasně nastavený způsob fungování. Vzhledem k tomu, že jsou otevřeny široké veřejnosti, je v nich vyhledávání poměrně snadné.

Každý archiv obsahuje archivní fondy. Archivní fond je zastřešující název pro danou instituci, město, či člověka (př. Velkostatek Praha – Vinoř, Státní památková správa, Osobní fond Mikoláše Alše, Desky zemské větší apod.). Archivní fond tak pro nás znamená obecné seskupení dat, které se dále dělí na menší položky, jakými jsou inventární čísla, signatury a kartony. Ty označují určitou menší část fondu (př. Účty osobní, Pozemkové knihy, Korespondence aj.). Archivní fond může obsahovat až několik set těchto kartonů či čísel. Pro nás je nejdůležitější právě karton (popř. inventární číslo), protože se jedná o nejmenší jednotku zaznamenanou v inventáři. Právě karton si objednáme ke studiu. Připravme se na to, že každá archivní krabice (karton) obsahuje několik desítek (i několik set) listů a dokumentů, které studujeme. Setkáme se tak s úplně nejmenší jednotkou, kterou je folio. To pro nás představuje to samé, co dneska nazýváme listem. Karton o 150 foliích bude mít 150 listů. U starších materiálů narazíme ještě na označení recto a verso (přední a zadní strana). Pokud mám informaci, kterou mám hledat, na foliu 75r, znamená to, že si najdu 75. list a informace se nachází na jeho přední straně, na foliu 75v na zadní straně.

Archivní fondy mohou být přístupné, nepřístupné, nebo digitalizované. Pokud je fond digitalizovaný, jeho skeny si můžeme prohlédnout z pohodlí domova a není potřeba (někdy to dokonce není ani možné) jej prohlížet v archivu. Pokud je fond nepřístupný, tak ani tak není třeba zoufat, protože každý fond má svého správce, který má lepší či horší představu o tom, co fond obsahuje. Je schopný vám připravit do badatelny dokumenty, které si myslí, že jsou podstatné pro vaše téma nebo vám může zpracovat archivní rešerši či navrhnout jiný postup. Vše má řešení. Pro nás je nejlepší, pokud je fond přístupný. Pak sáhneme po inventáři, který je buď v listinné podobě (což znamená, že za ním musíme do badatelny), nebo digitalizovaný (podíváme se na internetové stránky a projdeme si PDF soubor), nebo online (procházíme si jej a do košíku doslova objednáváme položky, které nás zajímají).

Toto jsou veškeré základní informace, které je nutné znát. A nyní vzhůru do archivu! Ale kam?

Většinu základních archivů (Národní archiv, státní oblastní a okresní archivy, archivy muzeí apod.) je možné najít na jednom místě, kterou je aplikace Archiválie na dosah. V této aplikaci můžeme získat první informaci o fondech, které později budeme procházet na stránkách jednotlivých archivů. Může se stát, že během svého výzkumu zjistíme, že se nám dlouhodobě nedaří nalézt informace, které potřebujeme. V rámci této aplikace je možné využít podpory ze strany Ministerstva vnitra. Svůj dotaz zašleme na emailovou adresu (arch@mvcr.cz) – je nutné však specifikovat co nejpřesněji svůj požadavek. Do několika dnů dostaneme odpověď, která nasměruje naše další kroky. Každý archiv má svoje stránky a trochu jiný systém, se kterým je nutné se seznámit. Všechno si ukažme na příkladu Národního archivu, ať tento článek není jen „pouhou teorií“.

Otevřeme si internetové stránky Národního archivu. Máme možnost buď procházet dokumenty, které jsou už digitalizované, nebo projít všechny archivní fondy. Právě procházení všemi fondy nás bude zajímat. Otevřeme si tedy průvodce fondy. V jeho vyhledávacím řádku hledáme konkrétní název fondu (v našem případě bude hledaným fondem fond „Desky zemské“). Po vyhledání se nám objeví všechny informace o fondu – z jaké je doby, kdo je původce, jaký má rozsah aj. Nás však nejvíce zajímá, zda je přístupný, anebo digitalizovaný – právě všechny tyto informace najdeme na této stránce.

Bude to vypadat takto:

Do políčka pro vyhledávání jsme zadali heslo „desky zemské“, a poté ze všech záznamů vybrali ten, který obsahuje celkový fond, a následně jsme se proklikem ve stromové struktuře dostali ke konkrétním informacím. Vlevo nahoře vidíme, že jsme v Národní archivu, jeho fondu NAD 172 Desky zemské větší, který obsahuje soubor NAD 172/1. Ten jsme si rozklikli a v levém okně se nám rozbalily všechny nejmenší jednotky. Ty mohou být doplněné digitalizovanou přílohou (symbol sponky). Pokud nejsou, stačí jen položku rozkliknout a přidat ji do košíku vpravo nahoře. Objednávku z košíku si objednáme do badatelny, přitom musíme mít na paměti, že doba předložení se může lišit. Některé archivy připraví požadovaný karton do několika desítek minut, ale u některých se jedná o dlouhý proces, který může trvat i několik týdnů. Zde záleží na mnoha faktorech.

Dobře, ale teď si řeknete, že zrovna „váš“ fond nemá zpracovaný žádný online objednávkový formulář. Jak to řešit si ukážeme na dalším příkladu.

Vyhledáváme opět na stránkách Národního archivu a hledáme údaje ke konfiskacím uměleckých děl. V inventáři fondu (v tomto případě Státní památková správa) si najdeme záznam, který nás zajímá:

V dalším okně si vyhledáme stránky se žádankou o předložení archiválie, kterou podle inventáře vyplníme.

Zde je důležité přesně opsat číslo archivního fondu – nejlépe číslo NAD – a poté všechny informace, které z inventáře zjistíme (pokud má dokument inventární číslo, signaturu i karton, opíšeme všechny tři údaje; pokud se tak nestane, riskujeme, že nám „přistane“ v badatelně špatný karton). Značku souboru není nutné znát, většinou se jedná o počáteční písmena názvu fondu – tzn. Státní památková správa má značku SPS. Jak jednoduché.

Pokud si chci uložit odkaz na později, je nutné vždy ukládat permalink, neboť klasické zkopírování odkazu brzy vyprší.

Každý archiv má jiné požadavky na studium dokumentů – někdy jsou požadovány rukavice, jindy ne. Shánět je nemusíte, protože ze zákona má každý badatel nárok na jedny rukavice za rok zdarma v každém archivu, který navštíví – pokud jsou nezbytně nutné ke studiu. Právě v Národním archivu je nutné mít rukavice vždy, ve Státním oblastním archivu Praha jsou vyžadovány jen při studiu materiálu spadajícího do doby před rokem 1850.

Při rámci zpracování umělecké památky, zpravidla architektury, je někdy nutné ověřit její první písemnou zmínku. Zde je nejlepší aplikací Monasterium, která sdružuje obrovské množství dat z více než 100 archivů po celé Evropě. Dále je možné pracovat i s různými edicemi dokumentů, které jsou velmi často digitalizované – viz například aplikace Czech medieval sources FONTES.

Může se stát, že potřebujeme starou mapu. Existuje spousta databází, které zpřístupňují různé historické mapy, největší sbírkou disponuje Přírodovědná fakulta Univerzity Karlovy, kde je více než 30.000 digitalizovaných položek. Nejlepší aplikací pro získání prvotní informace je však aplikace archivu Českého ústavu zeměměřičského a kartografického, která je uživatelsky velmi přátelská.

Vše osvětlím zase na příkladu.

Na mapě vyhledáme požadovanou lokalitu. Když na ni klikneme, automaticky se zobrazí všechny archivní mapy v databázi. Všechny si mohu nejen prohlížet, ale pokud připravuji podklady pro vydání, tak si rovnou mohu objednat jejich reprodukční práva a mapy (či fotografie) v tiskové kvalitě. Tato databáze obsahuje i letecké měřičské snímky, které byly vyhotovovány v 20. století – ne všechny jsou však digitalizované. Dostaneme se na ně překlikem v pravé horní části „Archivní mapy – Letecké měřické snímky“.

Pokud hledáme vedutu daného místa, můžeme využít databázi, která sdružuje veduty z různých archivních dokumentů. Dle vlastní zkušenosti však fulltextové vyhledávání ne vždy funguje správně.

Pokud bych měl vše shrnout, asi největším problémem je, jak začít a kde hledat. Informace se nacházejí opravdu všude a často na ně narazíme náhodou (mohou být v pozůstalosti, v rodinném archivu apod.). Zde doporučuji začít konkrétním místem, institucí nebo člověkem. Postupně se pak bude rozkrývat širší síť, která vás sama navede. Nejdůležitější je začít a ptát se – vše ostatní přijde samo.

Vzhůru do archivů, přeji zachované fondy a čitelný rukopis!

OBRÁZKY:

Úvodní foto: Zentralbibliothek Zürich

1. Digitální badatelna
2. Inventář fondu
3. Národní archiv
4. Monasterium
5. Fontes
6. Zeměměřičský úřad